Bisnis Food & Beverage (F&B) memiliki aktivitas operasional yang cukup kompleks. Mulai dari pembelian bahan baku, pengelolaan stok, penjualan melalui kasir, pengelolaan resep, hingga pencatatan keuangan harus berjalan secara terintegrasi.

Ketika bisnis masih menggunakan pencatatan manual atau beberapa aplikasi yang tidak saling terhubung, data dapat tersebar di berbagai tempat. Kondisi ini membuat pemilik bisnis lebih sulit memantau stok, penjualan, biaya operasional, hingga kondisi keuangan secara cepat.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah ERP (Enterprise Resource Planning).

ERP membantu mengintegrasikan berbagai proses bisnis ke dalam satu sistem sehingga data dari setiap bagian dapat saling terhubung dan lebih mudah dipantau.

Salah satu solusi yang dapat digunakan bisnis F&B adalah eWebERP, sistem ERP yang membantu mengintegrasikan proses Sales, Purchase, Inventory, Accounting, POS, hingga Reporting dalam satu platform.

Apa Itu ERP untuk Bisnis F&B?

ERP untuk bisnis F&B adalah sistem yang membantu mengelola berbagai aktivitas bisnis restoran, kafe, catering, bakery, franchise, maupun usaha makanan dan minuman lainnya dalam satu sistem terintegrasi.

Dengan ERP, berbagai proses dapat saling terhubung, seperti:

• Purchasing atau pembelian bahan baku
• Inventory dan stok
• Sales dan penjualan
• POS atau kasir
• Pengelolaan produk dan bahan baku
• BOM atau recipe
• Customer dan supplier
• Piutang dan hutang
• Accounting
• Laporan keuangan
• Monitoring performa bisnis

Pada eWebERP, kebutuhan tersebut dapat dikelola melalui modul yang saling terintegrasi. Artinya, bisnis tidak hanya menggunakan sistem untuk mencatat transaksi penjualan, tetapi juga dapat menghubungkan transaksi tersebut dengan inventory dan proses keuangan.

Mengapa Bisnis F&B Membutuhkan ERP?

Semakin besar bisnis F&B, semakin banyak pula data dan transaksi yang harus dikelola.

Misalnya, sebuah restoran memiliki beberapa outlet. Setiap hari terdapat transaksi penjualan, pembelian bahan baku, penggunaan stok, pembayaran supplier, serta biaya operasional.

Jika seluruh data tersebut dicatat secara terpisah, proses rekonsiliasi dan pembuatan laporan dapat menjadi lebih kompleks.

Dengan eWebERP, berbagai proses tersebut dapat dikelola dalam satu sistem sesuai kebutuhan bisnis.

Contoh alurnya:

Pembelian bahan baku → Barang masuk → Stok bertambah → Bahan digunakan → Penjualan tercatat → Stok berkurang → Transaksi tercatat → Laporan bisnis tersedia

Dengan alur yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan input data yang sama secara berulang di berbagai sistem.

Fitur eWebERP yang Mendukung Bisnis F&B

1. POS dan Sales untuk Transaksi Penjualan

POS menjadi salah satu bagian penting dalam operasional bisnis F&B.

Melalui eWebERP POS, transaksi penjualan dapat dicatat langsung melalui sistem. Data transaksi tersebut dapat menjadi bagian dari data penjualan dan terhubung dengan proses bisnis lainnya.

Kebutuhan POS F&B yang dapat dikelola antara lain:

• Input transaksi penjualan
• Pengelolaan menu atau produk
• Harga jual
• Diskon dan promo
• Voucher
• Metode pembayaran
• Cetak struk
• Void atau pembatalan transaksi
• Laporan penjualan

Keuntungan integrasi POS dengan ERP adalah data transaksi tidak berhenti di kasir. Data tersebut dapat digunakan untuk proses inventory, accounting, dan reporting sesuai konfigurasi sistem.

2. Inventory Management untuk Mengontrol Stok

Stok merupakan salah satu aspek penting dalam bisnis F&B.

Bahan seperti daging, sayuran, beras, tepung, minyak, minuman, dan bahan lainnya harus dipantau agar bisnis dapat menjaga ketersediaan bahan dan mengontrol persediaan.

Melalui modul Inventory eWebERP, perusahaan dapat mengelola kebutuhan seperti:

• Stok bahan baku
• Stok barang
• Mutasi barang
• Transfer antar gudang atau outlet
• Barang masuk
• Barang keluar
• Stock adjustment
• Stock opname
• Monitoring persediaan

Data inventory juga dapat terhubung dengan transaksi pembelian dan penjualan sehingga pergerakan stok dapat ditelusuri berdasarkan transaksi yang terjadi.

3. BOM untuk Mengelola Komposisi Produk

Bisnis F&B memiliki karakteristik yang berbeda dengan bisnis perdagangan biasa karena produk yang dijual umumnya terdiri dari beberapa bahan.

Misalnya, satu porsi nasi goreng membutuhkan:

• Beras
• Telur
• Minyak
• Bumbu
• Sayuran
• Daging atau topping

Kebutuhan tersebut dapat dikelola menggunakan BOM (Bill of Materials) sesuai proses bisnis perusahaan.

Dengan BOM, perusahaan dapat menentukan komposisi bahan yang digunakan untuk suatu produk.

Hal ini membantu bisnis menghubungkan proses produksi atau penggunaan bahan dengan inventory sehingga pengelolaan bahan baku menjadi lebih terstruktur.

4. Purchase untuk Mengelola Pembelian Bahan Baku

Pembelian bahan baku juga dapat dikelola melalui modul Purchase eWebERP.

Contoh alurnya:

Purchase Request → Purchase Order → Penerimaan Barang → Invoice Supplier → Pembayaran

Dengan proses tersebut, perusahaan dapat menyimpan riwayat pembelian secara lebih terstruktur.

Data supplier, barang yang dibeli, jumlah pembelian, serta nilai transaksi dapat dikelola dalam sistem dan digunakan untuk kebutuhan reporting.

5. Multi-Outlet untuk Bisnis yang Memiliki Banyak Cabang

Ketika bisnis F&B berkembang dan memiliki beberapa outlet, pengelolaan data menjadi semakin kompleks.

eWebERP dapat membantu perusahaan mengelola struktur bisnis berdasarkan cabang, outlet, gudang, maupun lokasi sesuai kebutuhan implementasi.

Contohnya:

Head Office → Outlet A → Outlet B → Outlet C

Data dari masing-masing outlet dapat dikelola sesuai struktur organisasi dan kebutuhan pelaporan perusahaan.

Manajemen juga dapat memperoleh data dari berbagai outlet untuk kebutuhan monitoring dan reporting tanpa harus menggabungkan data secara manual dari masing-masing cabang.

6. Accounting dan Financial Report

ERP tidak hanya digunakan untuk operasional, tetapi juga dapat menghubungkan transaksi bisnis dengan kebutuhan akuntansi.

Dalam eWebERP, transaksi seperti pembelian, penjualan, pembayaran, dan penerimaan dapat menjadi bagian dari proses pencatatan keuangan sesuai konfigurasi sistem.

Laporan yang dapat dibutuhkan oleh bisnis F&B antara lain:

• Profit & Loss
• Balance Sheet
• Cash Flow
• Accounts Receivable
• Accounts Payable
• Sales Report
• Purchase Report
• Inventory Report

Dengan integrasi tersebut, perusahaan dapat mengurangi proses input data secara berulang antara sistem operasional dan sistem keuangan.

Contoh Alur eWebERP untuk Bisnis Restoran

Sebagai contoh, sebuah restoran membeli bahan baku dari supplier dan kemudian menggunakannya untuk menghasilkan produk yang dijual kepada pelanggan.

Alur bisnisnya dapat berjalan seperti berikut:

1. Purchase

Restoran membuat Purchase Order untuk membeli bahan baku.

↓

2. Receiving

Barang diterima dan dicatat ke dalam sistem.

↓

3. Inventory

Stok bahan baku bertambah sesuai barang yang diterima.

↓

4. BOM / Production

Bahan digunakan berdasarkan komposisi produk yang telah ditentukan.

↓

5. POS / Sales

Produk dijual kepada pelanggan melalui POS.

↓

6. Inventory

Stok yang berkaitan dengan transaksi berkurang sesuai konfigurasi sistem.

↓

7. Accounting

Transaksi pembelian dan penjualan dapat terhubung dengan proses pencatatan keuangan.

↓

8. Reporting

Manajemen dapat melihat laporan penjualan, inventory, pembelian, dan keuangan.

Dengan alur tersebut, eWebERP membantu menghubungkan proses operasional F&B dari hulu ke hilir dalam satu sistem ERP.

eWebERP Tidak Hanya untuk Mencatat Transaksi

ERP bukan hanya mengenai pencatatan transaksi.

Data yang terkumpul dari berbagai proses bisnis dapat membantu manajemen memahami kondisi perusahaan.

Melalui data yang tersedia di eWebERP, perusahaan dapat menganalisis berbagai informasi seperti:

• Produk yang paling banyak terjual
• Performa outlet
• Nilai pembelian bahan baku
• Pergerakan stok
• Piutang pelanggan
• Hutang supplier
• Pendapatan
• Biaya
• Profitabilitas

Selain fitur ERP, eWebERP juga dilengkapi AI Financial Analyst dan Agentic AI yang dapat membantu memberikan insight berdasarkan data bisnis yang tersedia dalam sistem.

Dengan demikian, ERP dapat digunakan bukan hanya untuk mencatat apa yang sudah terjadi, tetapi juga membantu perusahaan mendapatkan insight dari data yang telah dikumpulkan.

Bagaimana Memilih ERP untuk Bisnis F&B?

Sebelum memilih ERP, perusahaan sebaiknya memahami proses bisnis yang berjalan dan kebutuhan yang ingin diselesaikan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Apakah POS dapat terintegrasi dengan ERP?

Pastikan transaksi POS dapat terhubung dengan inventory, sales, dan laporan bisnis sesuai kebutuhan.

2. Apakah sistem mendukung multi-outlet?

Jika bisnis memiliki atau berencana memiliki banyak cabang, kemampuan mengelola beberapa outlet menjadi salah satu hal penting.

3. Apakah inventory dapat dikelola secara detail?

Pastikan sistem dapat mengakomodasi kebutuhan bahan baku, gudang, transfer, stock opname, dan kebutuhan inventory lainnya.

4. Apakah tersedia BOM atau recipe?

Untuk bisnis yang memiliki proses produksi makanan atau minuman, BOM dapat membantu menghubungkan produk dengan bahan yang digunakan.

5. Apakah laporan keuangan terintegrasi?

Data operasional sebaiknya dapat terhubung dengan kebutuhan accounting sehingga perusahaan tidak harus melakukan input ulang secara manual.

6. Apakah ERP dapat mengikuti perkembangan bisnis?

Sistem ERP sebaiknya dapat digunakan ketika bisnis berkembang, misalnya ketika jumlah transaksi meningkat, outlet bertambah, atau kebutuhan bisnis semakin kompleks.

Mengapa Menggunakan eWebERP untuk Bisnis F&B?

eWebERP dirancang untuk membantu perusahaan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform.

Untuk bisnis F&B, eWebERP dapat digunakan untuk menghubungkan kebutuhan:

Purchase → Inventory → BOM/Production → POS/Sales → Accounting → Reporting

Dengan konsep integrasi tersebut, perusahaan dapat memiliki data bisnis yang lebih terpusat dan mudah ditelusuri.

eWebERP juga menggunakan konsep modular, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan penggunaan modul dengan kebutuhan proses bisnis yang dijalankan.

Selain itu, kebutuhan pengembangan atau penyesuaian tertentu dapat dibahas berdasarkan proses bisnis perusahaan tanpa harus membuat sistem yang sepenuhnya terpisah dari ERP.

Kesimpulan

Bisnis F&B memiliki banyak proses yang saling berkaitan, mulai dari pembelian bahan baku, inventory, pengelolaan produk, penjualan, hingga accounting.

Penggunaan ERP untuk bisnis F&B seperti eWebERP dapat membantu mengintegrasikan proses tersebut sehingga data tidak tersebar di berbagai sistem yang berdiri sendiri.

Dengan eWebERP, perusahaan dapat mengelola berbagai kebutuhan seperti Purchase, Inventory, BOM, POS, Sales, Accounting, dan Reporting dalam satu ekosistem.

Bagi bisnis F&B yang sedang berkembang dan mulai memiliki banyak transaksi atau outlet, sistem ERP dapat menjadi bagian dari strategi untuk membangun operasional yang lebih terintegrasi dan berbasis data.